Postitused

,

5 põhjust, miks koostöö ehitajaga ei õnnestu?

Selleks, et ehitustööd õnnestuksid on väga oluline osa täita ka tööde tellijal. Millised on need põhjused, miks koostöö tellija ja ehitaja vahel ei õnnestu? Kas tellija saab teha midagi teistmoodi ja paremini?

Vaatame mõningaid levinumaid probleeme ja nende põhjuseid:

1. Tööde sisu ei ole täpselt ja detailides kokku lepitud.

Ebapiisava mahuga projekt, kokkuleppimata tööde piirid, tööde sisu või mahud muudavad koostöö väga keeruliseks, sest tellija ootab siis alati ehitajalt enamat võrreldes sellega, mida ehitaja on arvestanud. Tekivad tülid ja vaidlused. Oluline on alati enne lepingu sõlmimist leppida kokku teostatavad ehitustööd piisavalt detailselt ja selliselt, et mõlemad osapooled teostatavatest töödest võimalikult ühtemoodi aru saaksid.

2. Puudub selge ajaplaan, mis sisaldaks ka vahetähtaegasid.

Üllatavalt palju eramajade ehitamisi käivitatakse ilma konkreetsete vahetähtaegadeta. Ilma tööde ajaplaanita, kus oleks kirjas ka konkreetsete töölõikude vahetähtajad, kuhjub erinevate ehitustööde teostamine objekti lõpufaasi ning soovitud lõpptähtajaks maja valmis saada väga raske. Korraga ei ole kõiki edasilükatud ja tegemata ehitustöid võimalik ära teha ning plaanitud lõpptähtajast üleminek on tõsiasi.

3. Kvaliteedinõudeid ei ole kokku lepitud.

Ehitamine on teenus ja nii nagu oleme kõik oma elus kogenud väga erineva kvaliteediga teenuseid siis nii on see ka ehitussfääris. Kui enne ehitamist ei ole ehitustöödele kvaliteedinõudeid ette antud siis ei saa ka nõuda tippklassi kvaliteeti. Enamasti jälgivad tellijad peamiselt viimistlemise kvaliteeti ja ajavad taga iga millimeetrit pinnasileduse saavutamisel. Kuid oluliselt tähtsam on ehituskonstruktsiooni ehituskvaliteet ja selle tagamine. Kvaliteedinõuded tuleb alati ehituslepingus fikseerida, sest muidu on ehitajal õigus ehitada kõige madalama kvaliteediga, mis kindlasti tellijale ei meeldi.

4. Tööde / tööetapi ülevaatamise – vastuvõtmise korda pole kokku lepitud.

Suur osa vaidlusi tekib tööde ülevaatamisel ja akteerimisel. Aktiga fikseerib ehitaja tehtud töölõigu valmimise ja kutsub tellija töölõiku üle vaatama ning peale akteerimist saab ehitaja esitada akteeritud mahus arve. Probleem ja vaidlused tekivad aga peamiselt seetõttu, et tellija ei hinda tehtud tööd kvaliteetseks või lõpetatuks ning keeldub akti allkirjastamast ning ei soovi ka akti alusel koostatavat arvet lasta koostada või vastu võtta.

Tellija hoiab sellega kinni tööde jätkumise ja tekivad tõsised probleemid osapoolte edasises koostöös.

Kui tööetapi ülevaatamise – vastuvõtmise kord on lepingus olemas siis tavaliselt suuri probleeme pole, sest selline kord sätestab tavaliselt selle, et ehitaja tellijapoolsete õigustatud puuduste korral võetakse akteeritud töödest need puudustega tööd välja ning tuuakse eraldi ära puudustega tööd, mis tehakse hiljem. Samuti vähendatakse ka puudustega tööde arvelt akteerimisele minevat summa ning tellijal tuleb tasuda ainult selle töölõigu nõuetekohaste tööde eest. Selline lahendus tagab selle, et ka osaliste puudustega tööde puhul tööprotsess jätkub ehk ehitaja saab töödega jätkata ja teha ka parandustöid ning saab tasu nõuetekohase töö eest.

5. Projekti muudatuste korral ei fikseerita muudatusi või tehakse neid suusõnaliselt.

Tellija ülesanne on fikseerida kõik projekti käigus tehtavad muudatused (kuna kõik muudatused tehakse tellija soovil või tema heakskiidul) ja hea seista ka selle eest, et need muudatused jõuaksid ka projekti, kõigile ehitusega seotud osapoolteni. Sageli tellija seda ei tee ning nii ei jõua vajalik info kõigi vajalike osapoolteni. Tulemuseks olukord, kus mõne muudatusega rikutakse tehtud tööd, kuid mida varasema infovahetusega oleks saanud ennetada. Tekivad lisakulud ja pinged nii tellija jaoks, kui ka ehitajale.

Hea koostöö sõltub alati ka ehitajast.
Hea ehitaja aitab ka ise kaasa eeltoodud teemade lahendamisele ja pakub ise tellijale lahendusi, sest mõlemat osapooli arvestav koostöö on ka ehitaja huvides. Kui mõlemad osapooled on huvitatud ausast ja teist poolt austavast koostööst lahenevad ka kõige keerulisemad ettetulevad probleemid suuremate tagasilöökideta.

Panusta läbimõeldud koostöösse!

/by
,

Millised on eramaja tellija hirmud?

Alustades oma maja ehitusega, tuleb kõigepealt hakkama saada nende hirmudega, mis majaehitamisega kaasneb. Oleme ju kõik lugenud ajakirjandusest hirmulugusid, kus ehitaja on koos ettemaksuga ära kadunud või ehitustööde kvaliteet on nii puudulik, et kohe peale majja sissekolimist tekivad tõsised probleemid.

Kui nendesse lugudesse aga lähemalt süveneda siis selgub, et neid probleeme oleks tellija saanud sageli suhteliselt lihtsalt ära hoida. Ja pigem on sellised hirmud mõnevõrra ülepaisutatud ning halvavad nii mõnegi potentsiaalse tellija plaane majaehitamisega algust teha.

Kindlasti ei tasuks võtta majaehitamist kui kiirjooksu, pigem on maja ehitamine kui maratoni jooksmine, milleks tuleks teha pikema aja jooksul ettevalmistusi, mis tagavad selle, et ettevõetud teel finišisse jõutakse.

Millised on need levinud hirmud?

Maja läheb rohkem maksma kui planeeritud ja ehitustööd venivad.

Need on enamasti ühed suuremad hirmud, mis igat majaehitajat muretsema paneb. Tegelikkuses aga tuleks see teema lahti kirjutada ja vaadata neid kohti, mille tõttu võib majaehitus kallimaks minna.

  • Projekt – minimaalses mahus projekt suurendab riske
    Palju tellijad hoiavad projekteerimise arvelt kokku ja seda eesmärgiga, et jääks rohkem raha praktilise ehituse peale. See toob kaasa aga probleemi hinnaküsimisel, nimelt eelprojektides (mis on minimaalseim nõue ehitusloa taotlemiseks) ei sisaldu sellises mahus infot, et ehitusfirmad hinnapakkumistes kõiki vajalikke töid oskaks pakkuda. Seetõttu võivad hinnapakkumised oluliselt üksteisest erineda ja kui tellija ei tee selgeks, miks mingi hind on soodsam ja asub ehitama, siis on paratamatu, et ühel tekivad lisatööd ja kogu ehitusprojekt läheb kallimaks.

    Lisaks on risk ehitustööde kvaliteedile, kuna kui projektis keerulisemate sõlmede osas ei ole läbimõeldud lahendusi toodud, tähendab see riske ja võimalike probleemidega tuleb õige pea tellijal tegelema hakata ehk kokkuvõttes tekivad lisakulud.

    Lahendus
    Tellida põhiprojekt ja vajadusel ka keerumate sõlmede osas tööjoonised. Lisaks vähendab ka riske, kui kasutada maja puhul standardseid ja läbiproovitud sõlmi või lahendusi, mille kvaliteetne ehitamine on enamikele ehitajatele jõukohane

  • Tähtaeg – maja valmissaamine venib erinevate muudatuste tõttu

    Tähtaeg fikseeritakse ehituslepingus esmase info põhjal. Võib julgelt öelda, et praktiliselt iga objekti puhul tehakse väiksemaid või suuremaid nn. viimase hetke muudatusi. Probleem on aga selles, et suur osa ehitusaegseid muudatusi nõuavad siis ehitajalt täiendavat pingutust ajaplaanis püsimiseks (millega tekivad täiendavad kulud) või lükkavad muudatused mõnevõrra maja lõpptähtaega edasi. Mõnikord tundub see tellijale arusaamatu, et mõni väike muudatus võib ajaplaani mitu nädalat edasi lükata. Ehitajad sageli ei fikseeri õigeaegselt muudatusi ja sellega kaasnevat tähtaja nihkumist ning seetõttu tabab nii mõndagi tellijat üllatus just objekti lõpufaasis, kui plaanitud tähtajaks maja valmis ei saa.

    Lahendus
    Iga muudatuse puhul tuleb hinnata selle mõju tähtaegadele ja võib-olla mõnel juhul tuleb muudatusest loobuda, et säilitada plaanitud ajaplaan ja eelarve. Iga muudatus tuleks fikseerida ja vajadusel pikendada ka tähtaegu.

  • Kvaliteet – parandustööd ja ümbertegemised

    Ehitustööde kvaliteedi jälgimine ja järelevalve teostamine on tellija ülesanne, mida ta võib ka delegeerida. Ehitustöödega kaasnevad paratamatult eksimused. Piisab sellest, et ehitaja eksib jooniste lugemisel ning teeb vea näiteks mõne seina mahamärkimisel või näiteks veetoru vajalikku asukohta viimisel. Väiksemaid parandustöid tuleb teha igal ehitusobjektil ja üldjuhul ehitaja parandab need kiiresti, kuid sellegi poolest võivad need nihutada ajaplaani ning kaasa tuua täiendavaid kulusid ka tellijale.

    Lahendus
    Enne vastava töölõigu algust tee alati järelevalve plaan, kus oleks ära toodud need tööde ülevaatamise kohad, mida ehitaja peab tellijale või tema esindajale ette näitama. Ennekõike kõik kaetud tööd ja töölõikude valmimised. Varakult kokkulepitud tööde järelevalve plaan aitab kokkuvõttes paremini jälgida tööde kvaliteeti ning ka ehitaja saab oma töid paremini korraldada ning saab regulaarset tagasisidet tehtud töödele.

 

Ehituslepingus pole tellija riskid maandatud, mistõttu tekivad probleemid ettemaksetega ja sageli ka kvaliteediga.

Enamik algsed lepinguprojektid on enamasti kaldu lepinguprojekti esitanud ehitaja poole. See on paraku tavapärane praktika ja seda ei peaks tellija võtma kui enda suhtes vaenulikkuse avaldust. Osad tellijad ehmatavad sellest ära ja muutuvad kogu edasise koostöö osas kahtlustavaks või lausa paranoiliseks ning sellisest koostööst raske head tulemust saada.

Küll aga peaks iga tellija lepinguprojekti rahulikult läbi töötama ning enda eest seisma ja riskid lepingus maandama. See on töö, mille puhul tasub konsulteerida mõne juristiga või hankida sobilikum tasakaalustatud lepinguprojekt. Peamised riskid on järgmised:

  • Ettemaksud – võimalusel vältida ettemakse või teha need minimaalsed

    Ettemaks on tellija jaoks vaieldamatult ühe suuremaks riskikohaks ja see risk tuleks maandada, küsides ehitajalt ettemaksu garantiid või kui see pole võimalik, siis vähemalt ettemaksu suurus teha võimalikult väike ning järgmist ettemaksu mitte teha enne, kui teatud töölõik on valminud ehk teiste sõnadega kasutada sagedasi ja väiksemates summades makseposte. Sellisel juhul on risk, mingil põhjusel ettemaksu rahast ilma jääda, väiksema numbriga, mis ka kõige halvema stsenaariumi korral, ei katkestaks kogu majaehituse projekti.

    Lahendus
    Ettemakse puhul küsi ettemaksu panga või kindlustusseltsi garantiikirja ettemakstavale summale. Kui see pole mingil põhjusel võimalik, tee ettemakse võimalikult minimaalne ja järgmist ettemakset ära tee enne kui eelmise ettemakse osas on vähemalt põhiosas või täielikult see summa ehitustöödega kaetud ja tellija poolt vastu võetud. Praktikas tähendaks see seda, et ettemaksu eest teostatud tööd on valminud ja tellija on saanud need üle vaadata ja veenduda tööde teostamises.

  • Kvaliteet – fikseeri soovitud kvaliteedinõuded

    Nii üllatav kui see pole, ehitatakse ka selliste ehituslepingutega, kus pole sõnagi selle kohta, milline peab olema tööde kvaliteet. Puudavad viited kvaliteedinormidele või nõuetele. See tähendab automaatselt tellija ja ehitaja väga erinevat arusaamist kvaliteedist ning viib enamasti tülini.

    Lahendus
    Fikseeri lepingusse või ehitusprojekti konkreetsed kvaliteedinõuded, mille alusel tööde kvaliteeti hinnatakse ja millele tööd peavad vastama. Levinuim on viidata vastavate aastakäikude vastavate valdkondade RYL-idele (Soomest ülevõetud “Ehitustööde üldised kvaliteedinõuded”) ja 2. klassi nõuetele.

  • Tähtajad – fikseeri lisaks lõpptähtajale kindlasti ka vahetähtajad
    Ehitustööde ajaplaan vajab regulaarset jälgimist ning seetõttu on olulised ka vahetähtajad. Kui vahetähtaegasid ei ole lepingusse lisatud on ka palju suurem risk, et lõpptähtaega oluliselt ületatakse. Samuti tuleks fikseerida sanktsioonid tähtaegade ületamise osas, mis sunnib jooksvalt ehitajat pingutama tööde õigeaegseks lõpetamiseks.

    Lahendus
    Jaota ehitustööde ajaplaan vastavalt tööde nimekirjale suuremate tööde puhul vähemalt 5-6 etappi ja pane igale etapile oma tähtaeg. Samuti seo vahetähtajad ja lõpptähtaeg sanktsioonidega, kuid eesmärk ei peaks olema iga vahetähtaja väikest ületamist sanktsioneerida, sest sellega kaob enamasti normaalne koostöö. Tähtajad võivad muutuda seoses lisatöödega ja siis tuleks tähtajad vajadusel uuesti fikseerida.

Kokkuvõtlikult saabki öelda, et tellija hirmude maandamine saab toimuda ainult läbi parema ja põhjalikuma ettevalmistuse. See tähendab ennekõike kvaliteetse projekti tellimist ning lepingus vähemalt põhiriskide korrektset katmist ja muidugi ehitaja taustauuringut.

Kirjuta oma ehitushirmud lahti ja kata oma põhiriskid enne ehitustöödega alustamist ning jälgi ja reageeri riskidele ka kogu ehitusperioodi jooksul! Nii toimides on üllatusi vähem ja kui tekibki üllatusi, oled nendeks valmis! Edukat riskide maandamist!

/by
, ,

Ära ütle ehitajale, et ei tea ehitamisest midagi

Kuigi vast iga inimene on oma elus mõnda teenust tellinud siis ehitustööde tellimisel jäädakse sageli hätta. Mis on need põhjused, miks ehitustööde tellimine ebaõnnestub? Miks ehitustööde käigus selgub, et tööd lähevad kallimaks kui algselt plaanitud, miks on tööd ebakvaliteetsed ja  miks tööd võtavad kauem aega? Allpool mõned sagedasemad põhjused, miks asjad kontrolli alt väljuvad.

 1. Tööde maht ja sisu jääb ebaselgeks

Väiksemate tööde puhul ei kirjeldata hinnaküsimisel piisavalt täpselt tööde sisu ja suuremate ehitustööde puhul pole projekt piisavalt detailne ning ei anna täpset ülevaadet, milliseid töid võib teha.

Kuna tööde tellija ei tea enamasti isegi kuigi täpselt, millised tööd ja kuidas tuleb need teostada, siis ei oska ka ehitaja tellija soovidest aru saada. Kui ehitustööde teostamiseks vajalik info või projektdokumentatsioon on ebapiisav siis saab iga ehitaja tööde mahust erinevalt aru ning koostab hinnapakkumise erinevalt. Kuna väga detailselt hinnapakkumist lahti ei kirjutata siis ollakse ühel hetkel tööde teostamisel olukorras, kus ehitaja ütleb, et nüüd on tema poolt tööd teostatud, samas kui tellija arvates tuleks veel teostada selle töö raames veel teisigi töid.

Täiendavalt on probleemiks konstruktsioonide sõlmede lahendused. Kui tellija poolt pole sõlmede lahendusi ette antud või pole sõlmede osas standardseid lahendusi, siis teostavad ehitusfirmad sõlmede osas omapoolsed lahendused, mis võivad olla sobilikud, kuid võivad ka mitte olla.

Ehitusfirmad ei ole üldjuhul projekteerimisfirmad ning tellija ei peaks eeldama, et konstruktiivsete sõlmede lahenduste väljatöötamine ehitusfirma ülesanne. Kui näiteks detailsete sõlmede projekteerimise ülesanne jäetakse ehitajale siis peaks see olema ka hinnaküsimise lähteülesandes kirjas, vastasel korral jäetakse ülesse risk, mis võib tähendada ebakvaliteetset tehniliste lahendust.

2. Ehitusfirmat valitakse ainult hinna järgi

Kuna ehitustööd on kallid siis loomulikult proovib iga ehitustöö tellija enda jaoks saada kõige soodsama hinna. See tähendab seda, et valitakse enamasti kõige soodsama hinna teinud ehitusfirma ja ei tehta selgeks, mis töid selle firma pakkumine tegelikult sisaldab.

Reeglina kipuvad just soodsama hinnapakkumise teinud firmad alati oma hinnapakkumist kõige vähem lahti kirjutama nii kasvab risk, et esitatud pakkumine sisaldab väiksemas mahus töid kui teistel pakkujatel.

Sellises olukorras on oluline ehitajaga maha istuda ja rida realt tööde sisu üle küsida ja mis kõige olulisem – pakkumise juurde koostada kirjalikult täiendav „tööde selgituste“ dokument. Sellisele kirjalikule dokumendile tuleks kindlasti võtta ka ehitusfirma esindajalt allkiri ja see dokument oleks lisa hinnapakkumise juurde.

Sageli sellise töö käigus selgub, et algselt odav pakkumine osutub oluliselt kallimaks, sest pole arvestatud osade töödega või küsimuste käigus selgub, et pakkuja annab ebakindlad vastuseid, mida töö sisaldub või mitte, ei jäta ehitusfirmast usaldusväärset muljet.

Loomulikult ka mina eelistan odavamat hinda, kuid ainult juhul kui mulle on selge, kuidas see hind on saavutatud. Kui hinnapakkumiste läbivaatamiste käigus selgub, mille tõttu on pakkumine odavam (näiteks plaanitakse tööd teostada mõne alternatiivse materjaliga, mis on odavam või kasutatakse uuemat tehnoloogiat, mis võimaldab näiteks kiiremini ehitada) siis on palju lihtsam otsustada. Alati peab selgeks tegema, kuidas teistega võrreldes odavam pakkumine on saadud ja kas selle pakkumisega kaasneb olulisi riske.

Pakkumiste osas küsimuste küsimine eeldab, et teostatavatest töödest ja tehnoloogiast saab ka tellija ise aru.  Kahjuks tellijal endal sageli ei ole seda kogemust ja teadmist siis jääb põhjalikum pakkumiste sisude analüüs tegemata.  Kui endal pole kogemust siis see on koht, kus tasub konsultant kaasata, kes aitab pakkumiste sisust selgust saada.

 3. Tööde teostamiseks ei koostata korrektset kokkulepet või lepingut

Kuigi pakkumine sisaldab tööde teostamise osas küllaltki palju infot, siis ainult pakkumise alusel tööde teostamise alustamisel jääb mitmeid olulisi teemasid kokku leppimata. Need kokkuleppimata teemad aga teevad sageli hiljem tõsist peavalu. Näiteks on oluline kokku leppida tööde täpsed teostamise tähtajad ja ka vahetähtajad,  millised tööde osas tehakse kaetud tööde aktid, millised on sanktsioonid tööde tähtaegade ületamise eest, kuidas toimub arveldamine, kes tasub ehitustöödega seotud elektri ja vee eest jne.

Kui omavahelisi tingimusi eelnevalt kokku ei lepita läheb koostöö varem või hiljem pingeliseks ning vaidlused tekivad pea iga eelnevalt kokkuleppimata teema osas.

See aeg, mis kulub kokkuleppe või lepingu kokkupanemiseks tasub kindlasti kulutada, sest see kaitseb nii tellijat ja kui ehitajat. Mõnikord tundub, et lepingut ei koostata mugavusest  või kuna on kiire, andmata aru, et just ühiste mängureeglite kokkuleppimine aitab ennekõike edukat koostööd saavutada.

Kindlasti peaks kõik arveldamised tellija ja ehitaja vahel olema tõendatavad. Siinkohal pean silmas seda, et tellija saaks alati tõestada, et ta on makse teinud ja ehitaja on selle kätte saanud. Kui tasumine toimub ülekandega siis pole probleemi, kui aga sularahas siis on oluline, et ehitaja ametlik esindaja sularaha saamisel oma allkirjaga kinnitaks konkreetse summa kättesaamist, kus oleks ka kirjas, mis summa, kes raha vastu võttis, mis kuupäeval ja mis tööde eest ning milline ettevõte raha vastu võttis.

Miks see on oluline? Kui pole selge, kes raha vastu võttis, siis probleemide korral kipuvad sularaha vastuvõtnud firmad väitma, et saadud raha võttis vastu füüsiline isik, mitte juriidiline isik ning taganevad näiteks garantiidest ja muudest kokkulepetest.

4. Tee ehitusfirma taustakontrolli enne lepingu sõlmimist

Taustakontrollil on määrav osa kvaliteetse tulemuse saavutamisel. Kui sageli vaadatakse seda, kaua ehitusfirma on tegutsenud ja kas firma on suutnud turul ellu jääda siis koostöö mõttes on vahest kõige olulisem uurida ettevõtte võtmeisikute tausta. Peamised võtmeisikud on ettevõtte juht või juhid ning ideaalne oleks teha taustauuring ka konkreetse töödejuhataja või projektjuhi osas, kes hakkab sinu objektiga tegelema.

Taustakontrolli tulemusel peaks eelistama sellist firmat, kus võtmeisikud on alati kättesaadavad ja tunnistavad ka oma probleeme, kuid otsivad neile alati ka lahenduse. Ehituses tuleb alati ette ootamatuid olukordi ning probleeme ning ei maksa loota, et neid sinu objektiga ei teki. Olulisem ongi just see, et probleemide korral nendega ehitaja tegeleb ning need koostöös lahendab.

Koostöö osas saab parimat tagasisidet ehitusfirma varasematelt tellijatelt ja alati tasub neilt uurida, kuidas probleemide korral ehitaja need lahendas.

5. Ära ütle ehitajale „ma ei tea ehitamisest midagi“

Väga sageli ütleb tellija ehitajaga esimest korda kokku saades, et ta ei tea ehitamisest mitte midagi. Selle lause välja ütlemisega annab tellija ehitajale võimaluse hakata kohe mõnevõrra tellijaga manipuleerima.

Ehitaja tajub, et ta saab lihtsalt asju suunata enda jaoks mugavamate lahenduste suunas, kuna vastaspool pole ehitusteemadega kursis. Tulemuseks olukord, kus näiteks ehitaja ütleb, et sellist lahendust ei saa teostada või seda tuleks teha teistmoodi, mis võib olla ehitaja jaoks odavam või lihtsam. Või küsib lisaraha tööde eest, mis peaks sisalduma kokkulepitud tööde mahus.

Kindlasti on ka aumeestest ehitajaid, kuid kindlasti pole neid palju.

Palju parem oleks kui öelda ehitajale, et ma kaasan omanikujärelevalve tööde kontrollimiseks või et teen alati tööde sisu endale selgeks ning jälgin selle õiget teostamist.

Edukat ehitustööde tellimist!

/by