Objektile saabunud ehitusmaterjali ülevaatus ja olukorra fikseerimine on oluline töö, millega peaks tegelema kõik ehitajad ja ehituse tellijad. Praktikas aga seda tehakse mõnevõrra hiljem, enamasti siis kui hakatakse ehitusmaterjali paika panema ja avastatakse puudused või vale materjal.
Kuigi kõigile asjaosalistele, kes ehitusmaterjali objektile tellivad, on selle vastuvõtmise ülevaatuse vajalikkus arusaadav ja mõistetav, kuid sellegi poolest tehakse sellist kontrolli kauba osas korrektselt harva. Miks see on nii?
Põhjus sageli selles, et materjalid on põhjalikult pakendatud ja ning kaetud ning visuaalselt saab kontrollida ainult pakendi seisukorda, kas on näha kuskilt kahjustusi? Kui pakend tundub olema enam-vähem korras, siis sellega kontroll sageli piirdubki.
Kuidas oleks õige ehitusmaterjalide vastuvõtmine ja ülevaatus?
Kui on oodata kauba jõudmist objektile tuleks välja otsida kauba tellimus. Tänapäeval ei ole eriline probleem see oma nutitelefonist välja otsida, sest enamik tellimusi tehakse elektrooniliselt ning kauba tellimus või arve (ettemaksuarve) peaks olema kõigil lihtsalt leitav.
Olenevalt kaubast on vajalik teada ka kauba ladustamistingimusi. Suur enamik üldehitusmaterjale nõuab läbimõeldud ladustamist, mis tähendab tasast pinda. Puitmaterjal nõuab enamasti aluspuid teatud vahedega jne. Enamasti on kauba tarnijatel konkreetsed juhised, kuidas kaup tuleb ladustada ning enne kauba kohalejõudmist objektile tuleks nendega tutvuda ning luua vajalikud tingimused.
Kui kaup jõuab objektile tuleks esimese asjana kontrollida tellimuse ja kauba saatelehe vastavust. Kas kõik kauba saatelehel toodud materjalid ja kogused on vastavuses tellimusel tehtuga? Kui dokumendid on üle vaadatud ja puudusi neis ei ole, tuleks üle vaadata saatelehe ja kauba markeering / tähised ehk kontrollida, kas kõik saatelehel olev kaup on ka reaalselt olemas.
Materjalide koguseid võib olla nii mõnelgi juhul väga raske kontrollida, sest väiksemaid kaupu võidakse koos pakendada ning ilma pakendeid avamata on seda võimatu teha. Seetõttu on sageli saatelehel ka kirjas pigem pakendite arv, kui täpsed materjali kogused ja sellisel juhul tuleb pakendid üle lugeda ja arvuliselt vastavust saatelehele kontrollida.
Kõige viimane tegevus võiks olla materjalide ja ehituskauba pakendite ülevaatus ja visuaalselt nende seisukorra kontrollimine. Seda soovitatakse teha veel enne kauba mahalaadist, et tagada, et vigastus või puudus ei ole tekkinud mahalaadimise käigus. Praktikas on seda sageli keeruline teha, sest osa kaupa võib olla teiste pakendite all või ühe kaubaaluse peal ning mida on võimalik kontrollida alles peale mahalaadimist, kui pakendit on võimalik igalt poolt üle vaadata.
Kõigi nende kontrollide puhul avastatud puudused tuleks fikseerida. Puudused tuleks märkustena kirja panna kauba saatelehele. Lisaks on väga soovitav teha oma nutitelefoniga ka pilte ja kui see on võimalik siis soovitavalt enne kauba mahatõstmist veokilt. Kui see ei ole võimalik siis teha kahjustatud kohast pildid peale seda kui kaup mahalaaditud või kui pakendi avastamisel avastatakse puudused.
Lisaks tuleks kauba tarnijale esitada e-postiga reklamatsioon. Reklamatsioon / kahjunõue, milles oleks ära toodud argumenteeritud puudused või kahjud orienteeruva summaga, viited alusdokumentidele (tellimusele, arvele, pakkelehele, saatelehele) ning lisatud ka puudusega seotud pildid.
Kuna selline korrektne puuduste fikseerimine on mõnevõrra tülikas siis väiksemate puuduste või kahjustuste korral jäetakse see nii ehitaja kui ka tellija poolt päris sageli tegemata.
Lisaks, mitte alati pole kauba kohalejõudmisel objektil kedagi (just eramajade ehitamisel sageli ette tulev olukord), kes kauba vastu võtaks ning nii tõstetakse kaup objektile telefoni teel juhendatud kohta ja näiteks saadetakse dokumendid e-postiga või on need pakendile kinnitatud.
Siiski on igal tellijal mõistlik olulisemate kaupade puhul, mille kahjustumine võib kokkuvõttes mõjutada ka maja konstruktsioone, kauba vastuvõtmisele tähelepanu pöörata ja objektile jõudnud kauba seisukorda kontrollida ning puuduste korral kiiresti reageerida.
Üldjuhul kui korralikult puudused fikseeritud siis kauba tarnija vahetab puudustega kauba suhteliselt kiiresti välja või hüvitab kahju ning ei tasu jätta seda võimalust kasutamata.
Kontrolli alati objektile saabuvat kaupa ja ehita kvaliteetselt!
Ehituspoodi minnes eeldab enamik, et sealt saab ka nõuandeid ja abi valikute tegemiseks, kuid tegelikkus on enamasti teistsugune. Miks on oluline teenindaja teadmised ja nende kättesaadavus kliendile?