Postitused

,

Kuidas tagada ehitustööde dokumenteerimine?

Üks ehitamisega kaasas käivaid suuremaid probleeme on seadusandlusega nõutud ehitustegevuse dokumenteerimine ehk täitedokumentide koostamine ja seda eriti eramajade puhul. Seadus nõuab ehitajalt kogu ehitusperioodi jooksul kõigi vajalike ehitisega seotud täitedokumentide koostamist ja esitamist tellijale.

Miks üldse täitedokumentatsioon on vajalik?
Korralikult vormistatud täitedokumentide abil on võimalik hiljem võimalike probleemide korral lihtsamalt leida ülesse võimalikud puudused ning leida lahendused. Täitedokumentatsioon sisuliselt näitab, kuidas ehitist täpselt ehitati, tõendab, et kasutati õigeid materjali ja peeti kinni tehnoloogilistest nõuetest.

Praktikas, kus eramaja ehitab väiksem ehitusfirma, kus keskendutakse ainult ehitustöödele, ei vormistata ega ka koguta täitedokumente ning kõik vajalik dokumenteerimine, kui seda üldse tehakse, üritatakse teha alles objekti üleandmisel tagantjärgi.

Näiteks tegevust fikseerivat koonddokumenti “Ehitustööde päevikut” peab ehitaja täitma iga päeva kohta, kui töid tehti ja mis sisaldab antud päeval ehitusobjektil teostatud ehitustööde ülevaadet, kasutatud materjale kui ka näiteks ilmastikutingimuste infot. Tegelikkuses täidetakse täitedokumente sageli tagantjärgi ja näiteks ehitustööde päevikut või kaetud tööde akte 3 kuud hiljem täites, ei saa kuidagi andmed olla enam täiesti täpsed ning usaldusväärsed.
Jooksvalt täitedokumentatsiooni täitmine on ehitajale ebamugav lisakohustus ning seda seetõttu võimalusel üritatakse teha minimaalselt ja enamasti tagantjärgi.

Kuidas tellija saab mõjutada täitedokumentatsiooni õigeaegset esitamist?

Tellija sisuliselt ainsaks toimivaks lahenduseks on lepingus siduda täitedokumentide esitamine iga tööetapi vastuvõtmise ja arveldamisega. Mõistlik on tööetapp ja arveldusetapp viia alati kokku, sest siis on nii tellijal lihtsam ülevaadet saada ning võimaliku lepingu katkestamisel lihtsam seda teha, sest iga konkreetse töölõigu ja selle kulude osas on ühene seos.

Sellisel juhul pole ehitajal muud võimalust, kui ta soovib saada töölõigu eest tasu siis selle saamiseks, peab ta esitama ka vastava töölõigu täitedokumendid. Praktikas järele proovitud ja töötab!

Juba lepingu koostamisel tasuks iga tööetapi juurde ära tuua need ehitusdokumendid, mida ehitaja peab selle etapi valmides esitama. Siis on osapooltel ühine arusaam ja ootused ning koostöö sujub paremini.

,

Ehitustööde dokumendihaldus

Iga suurema ehitustööga kaasneb paratamatult suures mahus erinevaid dokumente ja joonised. Oma maja ehitamisel tekib dokumente märkimisväärselt ning suur osa sellest on vajalik kindlasti ka säilitada.

 

Kaustik – kiirköitjad

Maja ehitamise esimese tööna sea sisse "Maja kaust"

Maja ehitamise esimese tööna sea sisse "Maja kaust"

Soovitan võimalikult varakult võtta kasutusse korralik ja mahukas kaustik-kiirköitja ning sinna hakata koguma dokumente alates krundi ostust ja projekteerimise alustamisest. Mõistlik on teha sisukord ja panna vahelehed, et vajalikku dokumenti hiljem kiiresti leida saaks.

Maja dokumendikaust ei pea tingimata sisaldama originaale. Sageli ongi targem teha tähtsamatest dokumentidest koopiad ja hoida näiteks notariaalsete lepingute originaalid muudes kaustades.

Maja dokumendikausta mõte on ennekõike see, et seal oleksid kõik  krunti, liitumisi, hinnaküsimisi, lepinguid, projekteerimist ja ehitamist puudutavad dokumendid ning sellise kausta saaks võtta kaasa, kui minna ehitajaga või projekteerijaga kohtuma.

Eraldi kaustiku(d) peaks sisse viima kindlasti ehitamise täitedokumentatsiooni kogumiseks. Täitedokumendid koostab ehitaja iga tööetapi käigus (näiteks kaetud tööde puhul) või lõppedes. Vormistatud täitedokumendid on mõistlik kohe ka kausta panna, et need kaduma ei läheks.

Elektrooniline kataloog arvutis või serveris

Lisaks dokumendikaustale vahetatakse suur osa informatsioonist elektrooniliselt e-posti ja failidena. Ka need andmed vajavad kogumist ning nendegi osas tuleks teha oma arvutisse eraldi maja kohta  kataloog. Kataloogi ülesehitus võib olla sarnane paberkandjal kaustiku sisukorraga, siis on lihtsam andmeid otsida.

Kuna ehitamisega kaasneb sageli muudatusi siis on tavapärane, et tekib pidevalt uusi dokumendi ja jooniste versioone. Versioonide haldamine oma kaustas ja arvutikataloogis on küll ebamugav ja aeganõudev, kuid kindlasti vajalik.

Suuremate ehitusprojektide puhul kasutatakse juba aastaid internetipõhiseid projektipanku, kuhu luuakse objekti kataloog ja pannakse ülesse ehitusega seotud andmed. Sellisesse keskkonda pääsevad vastavate õigustega ligi nii tellija, projekteerija kui ka ehitaja. Sellistes keskkondades on lihtsam versioonihaldust korraldada ja niimoodi aegunud versioonidest tingitud vigu vältida.  Ka eramaja ehitamisel saab sellist veebipõhist dokumendihaldust edukalt kasutada.

Kas Sinu ehitusdokumendid on korralikult kaustas?