Hea tulemuse saavutamiseks on kasulik vormistada korralik hinnaküsimise dokumentatsioon. Enamasti, mida detailsemalt on koostatud hinnaküsimine, seda paremini on hinnapakkumised võrreldavad ja seda vähem on hiljem arusaamatusi tööde teostamise etapis.

Kuidas täpsemalt head hinnaküsimist koostada? Mida peaks hinnaküsimine sisaldama? Vaatame lähemalt.

• Tööde kirjeldus.
  Mahukate tööde puhul viidet projektdokumentatsioonile, mis on hinnaküsimise lisaks või detailset tööde kirjeldust. Tööde kirjeldamisel on oluline lisada võimalikult täpselt tööde mahud, kasutatavad materjalid ja tööde teostamise tingimused. Väga oluline on ära tuua tööde teostamise prognoositav aeg ja objekti asukoht.
• Objektiga tutvumise võimalus.
  Väga soovitav on hinnaküsimises anda võimalus objektiga tutvumiseks enne hinnapakkumise koostamist. Need firmad, kes tulevad ja tutvuvad objektiga on kindlasti palju usaldusväärsemad ja nende pakkumisi võib julgemini kasutada. Ehitusobjektid on unikaalsed ja ainult kohapeal on võimalik ehitajal hinnata tegelikku olukorda ja objekti keerukusele vastav hinnapakkumine koostada.
• Hinnapakkumise esitamise tähtaeg.
  Olenevalt tööde mahust on soovitav jätta hinnapakkumise tegemiseks aega vähemalt 1 -2 nädalat. Suuremate hangete puhul mõistlik ka pikema pakkumiste esitamise tähtaeg.
• Märkus „Hinnapakkumise koostamise kulusid ei hüvitata”.
  Taoline märkus on mõistlik lisada iga hinnaküsimise juurde. Kuigi Eestis on tavapärane, et ehitustööde hinnapakkumise koostamine on tasuta, on kasulik arusaamatuste vältimiseks vastav märkus lisada.
• Märkus „Hinnapakkumine peab sisaldama kõiki tööde teostamiseks vajalikke kulusid lahtikirjutatult ja hinnapakkumine peab jääma kehtivaks näiteks 2 kuuks”.
  Enamasti ehitajad väga lahtikirjutatud hinnapakkumist teha ei taha, kuid tellija vaatenurgast on see oluline. See aitab kontrollida, kas hinnapakkumises on arvestatud vajalike töödega ning hinnata, kas tööde teostamine on reaalne ja kas pakkumine sisaldab vajalikke töid. Mõistlik on anda hinnaküsimises lahtikirjutatud hinnapakkumise struktuur ehitajale ette, selliselt saab võrreldavad hinnapakkumised. Hinnapakkumise pikem kehtivusaeg annab võimaluse rahulikult hinnapakkumisi võrrelda, täpsustada ja alles siis valida parim pakkuja.
• Tööde kindlustamine.
  Suuremate tööde puhul näiteks eramaja ehitusel, tuleb kirja panna ka ehitustööde ajal täisriskikindlustuse nõude. See maandab riske ja tasub kindlasti kokkuvõttes ära.
• Kontaktandmed.
  Mõistlik on lisada hinnaküsimisse nii telefon kui ka oma e-posti aadress. Ei maksa karta pakkujate poolt esitatavaid küsimusi. Kui kohe ise ei oska vastata saab mõnelt asjatundjalt üle küsida ja hiljem vastuse anda. Paljud küsimused ja ettepanekud on enamasti just sellised, mis aitavad parema lõpptulemuse saamisele kaasa ning võivad algset ideed edasi arendada.

Hanke väljasaatmiseks soovitan kasutada hankekeskkondi, kuhu saab oma dokumendid ja joonised ülesse laadida  või saata hange välja e-postiga konkreetsetele firmadele.

Viimase variandi puhul on hea enne hanke hinnaküsimise väljasaatmist firmad üle helistada ja täpsustada, kas firma on huvitatud pakkumise tegemisest. Samuti peab arvestama sellega, et e-postiga dokumentide ja jooniste saatmisel võivad kirjad suure mahu tõttu mitte kohale jõuda ning seetõttu mõistlik üle helistada, kas saadi dokumendid kätte.

Kuidas sina oled saanud võrreldavad hinnapakkumised, jaga oma kogemusi?